De Raad van State verduidelijkt de termijn om prijsverantwoording te verstrekken

Indien een aanbestedende overheid in een offerte schijnbaar abnormale prijzen vaststelt, is zij alvorens de offerte om die reden uit de gunningsprocedure te sluiten, verplicht de betrokken inschrijver om een prijsverantwoording te vragen.

Artikel 21 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren bepaalt hieromtrent:

“§ 1. De aanbestedende overheid onderwerpt de ingediende offertes aan een prijsonderzoek. […]

§ 3. […] Als de aanbestedende overheid bij het prijsonderzoek vaststelt dat in een offerte een prijs wordt geboden die abnormaal laag of abnormaal hoog lijkt in verhouding tot de uit te voeren prestaties en alvorens die offerte om die reden te weren, verzoekt ze de inschrijver in kwestie per aangetekende brief om de nodige schriftelijke verantwoording over de samenstelling van de prijs in kwestie te verstrekken binnen een termijn van twaalf kalenderdagen, tenzij de uitnodiging een langere termijn bepaalt.

De inschrijver draagt de bewijslast van de verzending van de verantwoording. […]”

Wat betreft de door de inschrijver te verstrekken prijsverantwoording schrijft artikel 21 van het KB Plaatsing enkel voor dat de aanbestedende overheid hierom per aangetekende brief moet verzoeken, de inschrijver over een termijn van twaalf kalenderdagen beschikt (tenzij de uitnodiging een langere termijn bepaalt) en de inschrijver de bewijslast draagt van de verzending van de verantwoording.

In het arrest van 5 juli 2016 wijden de Raad van State en het auditoraat (zijn advies wordt uitgebreid geciteerd) enkele interessante overwegingen aan de termijn om prijsverantwoording te verschaffen.

Met name kan uit het arrest opgemaakt worden dat:

• De Raad van State aanneemt (weliswaar in een schorsingsberoep bij uiterst dringende noodzakelijkheid) dat de twaalf dagen termijn begint te lopen vanaf de ontvangst van het verzoek tot prijsverantwoording door de betrokken inschrijver;
• Bij twijfel over de naleving van de termijn door de inschrijver en alvorens te besluiten dat de prijsverantwoording laattijdig werd ingediend, de aanbestedende overheid (bij De Post) moet onderzoeken wanneer de aangetekende zending aan de inschrijver werd aangeboden (uit het geciteerd verslag van het Auditoraat dat de Raad zich eigen lijkt te maken);
• Aan de vereisten (bepaald in artikel 21, § 3, tweede lid van het KB Plaatsing) dat de prijsverantwoording schriftelijk moet zijn en de inschrijver de dag van de verzending ervan moet kunnen bewijzen, ook door een e-mailbericht kan worden voldaan (uit het geciteerd verslag van het Auditoraat dat de Raad zich eigen lijkt te maken). Om de prijsverantwoording tijdig, d.w.z. binnen de termijn van twaalf kalenderdagen te verzenden, moet zij derhalve niet noodzakelijk uiterlijk de laatste dag aangetekend worden verzonden.

Laat het laatste punt evenwel geen aansporing zijn om een prijsverantwoording enkel per e-mail aan de aanbestedende overheid over te maken. Gelet op het belang van de prijsverantwoording in het licht van de regelmatigheid van de offerte, doet de inschrijver er goed aan zijn prijsverantwoording uiterlijk de laatste dag van de termijn (ook) aangetekend te verzenden.

Het standpunt van het auditoraat blijft desalniettemin “goed om weten” in de gevallen de tijd te krap is om het sluitingsuur van De Post nog te halen (in casu werd de e-mail met de prijsverantwoording klaarblijkelijk om 19u13 verzonden).

[RvS 5 juli 2016, nr. 235.362, NV VIABUILD]

Jos Timmermans