Wie als vaste vertegenwoordiger een offerte ondertekent moet dubbel aandachtig zijn

Overeenkomstig de vaste rechtspraak van Raad van State is de ondertekening van een offerte een substantiële formaliteit, waarvan de niet-naleving de nietigheid van de offerte tot gevolg heeft. Indien de inschrijver een vennootschap is, dient de ondertekening te gebeuren door het orgaan dat bevoegd is om de vennootschap te vertegenwoordigen.

De Raad van State bevestigt dan ook steevast dat een niet-ondertekende offerte of een offerte ondertekend door een persoon die niet bevoegd is om de inschrijvende vennootschap te verbinden als substantieel onregelmatig uit de gunningsprocedure moet worden geweerd.

Het is geenszins uitgesloten dat een offerte geldig wordt ondertekend door één of twee personen, op voorwaarde dat de betrokken persoon of personen, alleen of gezamenlijk optredend, statutair bevoegd zijn om de vennootschap te verbinden (het betreft de zogenaamde een- of meerhandtekeningsclausulse waarbij statutair aan een of meer bestuurders de bevoegdheid wordt verleend om alleen of gezamenlijk de vennootschap te vertegenwoordigen).

In de zaak die aanleiding gaf tot het arrest van de Raad van State van 30 juni 2016 was het statutair bevoegd orgaan om alleen de vennootschap te vertegenwoordigen – en dus de offerte te ondertekenen – de gedelegeerd bestuurder.

De gedelegeerd bestuurder was evenwel op zijn beurt een rechtspersoon (bvba). In het geval een rechtspersoon als (gedelegeerd) bestuurder wordt benoemd, dient een natuurlijke persoon als vaste vertegenwoordiger te worden aangeduid.

Wat was er nu in casu gebeurd? De vaste vertegenwoordiger-natuurlijke persoon had de offerte ondertekend zonder zijn hoedanigheid van vaste vertegenwoordiger van de gedelegeerd bestuurder-rechtspersoon te vermelden.

De Raad van State oordeelde hierover als volgt:

“In dat verband dient te worden gewezen op artikel 62 van het wetboek van vennootschappen dat bepaalt dat “in alle akten die een vennootschap verbinden, [...] onmiddellijk voor of na de handtekening van de persoon die de vennootschap vertegenwoordigt, [moet] vermeld worden in welke hoedanigheid hij optreedt”. De hoedanigheid van vaste vertegenwoordiger van de bvba Pede mag met andere woorden niet worden verondersteld.
Uit het dossier blijkt voorts niet dat er te dezen door de raad van bestuur van de verzoekende partij enige uitzonderlijke volmacht aan de heer Mark Pede zou zijn verleend om handelingen te stellen betreffende het aangaan van de in het geding zijnde verbintenis namens de vennootschap.Besluit is dan ook dat de offerte van de verzoekende partij niet werd ondertekend door de persoon of personen bevoegd of gemachtigd om de inschrijver te verbinden overeenkomstig artikel 51, § 2, van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 ‘plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren”.

De ondertekening van de offerte dient dan ook met zorg en aandacht te gebeuren. Niet alleen dient de offerte te worden ondertekend door de persoon of personen die statutair bevoegd is/zijn om de vennootschap te verbinden, maar bovendien moeten de ondertekenaars uitdrukkelijk hun hoedanigheid vermelden.

Dit geldt in het bijzonder voor de natuurlijke persoon die als vaste vertegenwoordiger van een als (gedelegeerd) bestuurder benoemde rechtspersoon optreedt. Ondertekent deze zonder zijn hoedanigheid van vaste vertegenwoordiger van de rechtspersoon te vermelden, dan is de offerte ondertekend door een niet-bevoegde natuurlijke persoon in plaats van door de vertegenwoordigingsbevoegde rechtspersoon.

De vaste vertegenwoordiger dient dan ook dubbel aandachtig te zijn: hij dient 1) er zich van te vergewissen dat de rechtspersoon namens dewelke hij optreedt, bevoegd is om de inschrijver te verbinden en 2) zijn hoedanigheid en de rechtspersoon die hij vertegenwoordigt uitdrukkelijk te vermelden.

In de praktijk wordt vaak vastgesteld dat met het ondertekenen van offertes al te slordig wordt omgesprongen. De gevolgen kunnen evenwel verstrekkend zijn, met name de substantiële onregelmatigheid van de offerte.

[RvS 30 juni 2016, nr. 235.288, NV DRANKEN PEDE]

Jos Timmermans